Komponen Penting dalam Penyelanggaraan Kearsipan

Jasa Arsip Dokumen Tangerang | PT Arky Mitra Solusi
September 18, 2020
Jasa Pemusnahan Arsip Dokumen | PT Arky Mitra Solusi
September 18, 2020

Arkymitrasolusi.Com – Kegiatan pengarsipan dokumen atau informasi merupakan hal yang penting dan perlu di lakukan bagi perusahaan-perusahaan maupun instansi dan unit lainnya. Arsip dilakukan untuk membuat dokumen dan informais yang dimiliki tertata dengan rapi dan sesuai, meminimalisir kehilangan dokumen penting, dan hal lainnya yang dapat merugikan perusahaan.

Arsip perlu dilakukan oleh SDM yang handal dan kompeten dan tentunya berpengalaman di bidang ini. Dalam melakukan arsip, ternyata ada beberapa komponen yang sangat penting untuk diperhatikan. Hal ini demi menunjang keberhasilan dan kelancaran proses pengarsipan, yaitu sebagai berikut :

1. Sistem

Untuk mewujudkan tujuan kearsipan perlu adanya dukungan atau metode/sistem yang tepat dalam pengelolaan arsip. Pengembangan sistem pengelolaan arsip haruslah mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sebagai upaya penyelenggaraan kearsipan menuju kearah kesempurnaan. Pemahaman tentang sistem kearsipan harus dimiliki seorang pemimpin organisasi atau pembina kearsipan.

2. Ketersediaan sarana dan prasarana kearsipan

Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana sesuai standar kearsipan yang berlaku adalah sebagai berikut :

A. Pemenuhan ruangan (cukup luas, menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak, berada didaerah yang aman, temperature suhu dan kelembapan disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan)

B. Lemari atau rak arsip, berbagai macam jenis penyimpanan adalah :

* Penyimpanan secara vertical :

  • Lateral filing cabinet (lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip)
  • Rotary filing cabinet (tempat penyimpanan arsip yang digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak menghabiskan tenaga)
  • Mobile file mechanic (lemari arsip dengan penggerak mekanik dan indeks system yang memudahkan dalam penyimpanan, pencarian, dan penghematan ruangan)
  • Drawer filing cabinet(lemari arsip yang berlaci-laci, yang dapat ditarik keluar masuk)
  • Vertikal plan file (lemari untuk menyimpan file gambar teknik ukuran A1-A0)
  • Card cabinet (lemari untuk menyimpan berbagai ukuran kartu)
  • Rak (lemari terbuka tanpa pintu untuk menyimpan arsip inaktif)

* Penyimpanan secara horizontal :

  • Guide (sekat petunjuk yang terbuat dari kertas tebal/karton dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tabnya)
  • Folder (map berupa lipatan karton/plastic yang dipergunakan untuk menyimpan warkat) dengan berbagai bentuknya seperti brief ordner, stopmap, snelhecter, hanging map (map gantung)
  • Rak sortir (rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan/disimpan ke dalam folder masing-masing)
  • Kartu indeks (kartu yang berukuran 15 x 10 cm yang didalamnya memuat data tentang warkat yang akan disimpan).

C. Kriteria pemilihan suatu peralatan kearsipan :

  1. Sesuai dengan ruang lingkup organisasi
  2. Sesuai dengan luas ruangan yang tersedia
  3. Sesuai dengan bentuk dan ukuran fisik arsip
  4. Dapat menjamin keselamatan fisik arsip.

3. Anggaran

Semua aktivitas manusia memerlukan modal begitu juga dalam penyelenggaraan kearsipan. Oleh karena itu suatu perusahaan atau organisasi sangat penting untuk menyiapkan anggaran kearsipan. Terlebih jika suatu saat ada kebutuhan mendadak, maka tidak perlu khawatir karena dana sudah tersedia.

4. Sumber Daya Manusia

Pengaruh SDM dalam kegiatan kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting karena tanpa dukungan SDM yang kompeten dan handal apalah artinya system, kelembagaan atau sarana dan prasarana. SDM kearsipan bukan hanya pengelola arsip atau arsiparis tapi termasuk adalah pimpinan organisasi selaku decision maker dan pembina kearsipan.

Nah itu adalah beberapa komponen penting yang perlu di perhatikan dalam kegiatan penyelenggaraan arsip dokumen. Dengan upaya pembinaan kearsipan  diharapkan setiap perusahaan atau unit kerja dapat mengelola kearsipannya dengan cara yang baik dan benar.

Namun di samping itu, seiring dengan perkembangan teknologi dan komunikasi, saat ini telah hadir banyak penyedia jasa kearsipan di Indonesia. Salah satunya yaitu PT Arky Mitra Solusi. Anda dapat menggunakan jasa kami untuk mengurus pengarsipan dokumen, pemusnahan arsip dokumen, maupun pemindahan arsip dokumen penting perusahaan Anda.

Dengan SDM yang kompeten, berpengalaman, serta dukungan teknologi yang canggih, kami membantu kearsipan dokumen Anda dengan proses cepat dan hasil akhir memuaskan yaitu dokumen lebih tertata dan terdata dengan rapih, dan dengan biaya yang sangat terjangkau. Untuk Anda yang membutuhkan jasa kami dapat langsung menghubungi kontak di bawah ini :

Kontak

: 0877-7362-2314
: 0813-8211-3299
: arkymitrasolusi@gmail.com

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Hubungi